何度も書いていることですが、手帳の使い方について考えるのが好きで、思いついたらあれこれ試してみるので使い方が全然定まりませんでした。
仕事を始めた時から手帳はずっと使い続けていて、その時々でこれで完璧だ、このやり方で生涯使い続けようと思っても、1年使うと違うやり方が試したくなります。
手帳にロマンを感じる性質で、違うやり方をすれば仕事がもっと効率よくできるのではないか、違う手帳の方がいい仕事がてきるのではないかと思ってしまうのです。
でも考えてみると、仕事の内容ややり方は変わっていくものだから、それを整理するフォーマットである手帳がそれに合わせて変化してもおかしくないのかもしれません。
前は手帳に色々なことをびっしりと書いていたけれど、今はダラダラと長い文章は書かなくなりました。
書かなくてはいけない原稿が毎週、毎月、毎シーズンとあって、かならず何かの文章を書いているし、もちろん仕事の企画もあれこれ考えているから手帳に向かう時間が短くなったからかもしれないけれど、それだけではない。
手帳に気持ちのまま、思いつくままに細かく書いたことを読み返す気が私はしなかった。
自分にはできごとなどを簡潔に箇条書きで記録する方が向いていることに気付きました。
今は日付入りの正方形ダイアリーでスケジュールやToDoを管理しながら、記録を箇条書きで残すようにしています。そして同時進行しているプロジェクトの企画内容や管理は、システム手帳に書いています。
正方形ダイアリーにもシステム手帳にも箇条書きで書きます。お客様のご購入記録や打ち合わせなどの毎日のドキュメントは、正方形ダイアリーに時間とともに書くようにしています。システム手帳は1つの物事が3つ折りリフィル1枚の紙に収まるように物事だけ簡潔に書く。そこにはただ事実だけが積み上げられていきます。
プロジェクトが完結したら、それを正方形ダイアリーに貼ります。
そうすることで大切なことが散逸することなく、過去の正方形ダイアリーに時間の経過という法則でファイルされるので、過去のことを探す時に正方形ダイアリーのどこかに書いてあるということになります。
これでデータは散逸しなくなって、これに今までどれほど助けられたことか。
システム手帳に凝ると、全てを1冊にまとめたいと思い、たくさんのインデックスを駆使して、複雑なページ構成にしてしまいがちです。
ページ構成を考えた時はそれで理解していたつもりでも、時間が経つと該当しない項目ができたり、法則が分からなくなったりして、自分がどこに書いたか見つけられなくなるということがよくありました。
人それぞれだと思いますが、私の場合は、複雑な構成にすると面倒になってしまうようでした。
そんな自分のことが分かって、1企画1枚に書くということに辿り着きました。
イベントなどが多くなると、正方形ダイアリーは貼った紙で膨らんでいくけれど、閉じられないほどではない。
先日行ったドイツ出張もいろいろ調べて書き込んで何ページにもなりましたが、それらは前調べにすぎず、ホテルに帰って1枚の紙に少しずつ書き足していたドキュメントが出張の終わりとともに完成する。それを正方形ダイアリーに貼って記録は完結しました。
紙1枚作戦と密かに名付けていますが、シンプルなやり方だけど自分には合っているような気がするし、皆様にもお勧めしたい手帳の使い方だと思いました。
（写真は正方形ダイアリーとカヴェコ1980年のローラーボール。ローラーボールは替え芯が入荷次第販売開始します）